Endlich verständlich: Behördenschreiben mit KI-Tool VBG-KlarText optimieren

Die KI-Anwendung VBG-KlarText schlägt verständliche Formulierungen für Behördenschreiben vor und unterstützt Beschäftigte bei der täglichen Kommunikation. Als Projekt mit Modellcharakter kann die KI auch bei weiteren Trägern der gesetzlichen Unfallversicherung oder in anderen Behörden zum Einsatz kommen.

Juristische Sprache, standardisierte Formulare und verschachtelte Sätze: Oft sorgt Post von der Behörde eher für Stirnrunzeln als für Klarheit – und führt damit zu Nachfragen und Unsicherheiten. Die Schreiben der VBG gehen hauptsächlich an Mitgliedsunternehmen und Versicherte – viele davon enthalten Fachbegriffe oder komplexe juristische Passagen. Deshalb startete die VBG Mitte 2024 das Projekt „LLM für verständliche Behördensprache“. Seit Oktober 2025 ist das Tool VBG-KlarText im Einsatz und mittlerweile beabsichtigen weitere Behörden, das Tool einzuführen.

Ausgangspunkt war die 2024 beschlossene Digitalisierungsstrategie der Arbeits- und Sozialverwaltung, mit der das BMAS und seine Behörden Verwaltung modernisieren, digitalisieren und KI-Anwendungen einsetzen wollen. Die VBG hat sich in ihrer Unternehmensstrategie VBG 2026 ebenfalls dem Ziel verschrieben, digitale Prozesse voranzutreiben und die ausgehende Kommunikation für ihre Zielgruppen verständlicher zu gestalten. Schnell waren sich VBG und BMAS daher einig, in Form eines Leuchtturmprojektes eine KI zu entwickeln, die Behördenschreiben verständlicher macht.

Folgende Projektziele haben VBG und BMAS definiert:

• Entwicklung einer KI-basierten Assistenz zur Verbesserung der Verständlichkeit: Zentrales Ziel war die Entwicklung eines KI-gestützten Werkzeugs, das für ausgehende Schreiben verständliche und adressatengerechte Formulierungsvorschläge generiert.
• Sicherstellung von Akzeptanz und Nutzung: Um einen nachhaltigen Mehrwert nach dem Roll-out zu gewährleisten, lag der Schwerpunkt von Beginn an auf der Einbindung und der Akzeptanz der Nutzerinnen und Nutzer der KI. Dies umfasste insbesondere die Entwicklung zielgruppenspezifischer Schulungsangebote sowie die Einbindung eines dedizierten Change-Teams.
• Konsequente Anwendung der KI-Leitlinien: Die Entwicklung und Implementierung des Tools erfolgten unter durchgehender Berücksichtigung der selbstverpflichtenden Leitlinien für den KI-Einsatz in der behördlichen Praxis der Arbeits- und Sozialverwaltung.^[1]
• Integration in bestehende Systemlandschaften: Ziel war auch eine möglichst medienbruchfreie Einbindung des Tools in die vorhandene IT-Infrastruktur, insbesondere in das bestehende CRM-System.
• Nachnutzbarkeit für andere Behörden: Um den Transfer in andere Organisationen zu ermöglichen, hat das Projektteam das Tool als modular aufgebaute Komponentenlösung entwickelt und über openCode inklusive umfassender Dokumentation zur Nachnutzung bereitgestellt.
• Nicht-Ziel: Automatisches Versenden von KI-generierten Schreiben: Den letzten Berührungspunkt mit ausgehenden Schreiben sollten weiterhin die Beschäftigten haben.

Die Perspektive der Nutzenden im Fokus

Um diese Ziele zu erreichen, hat ein abteilungsübergreifend besetztes Projektteam im Oktober 2024 die Arbeit aufgenommen. Wichtig war dabei, Beschäftigte aus verschiedenen Fachbereichen der VBG zu beteiligen und sicherzustellen, dass die Entwicklung der KI nah an ihrem Arbeitsalltag und mithilfe konkreter Praxisbeispiele geschieht. Nach dem Projekt-Kick-off haben die Projektbeteiligten zunächst im Rahmen eines Rapid Prototypings früh eine gemeinsame Erwartungshaltung entwickelt und zentrale Anforderungen und Potenziale definiert. Parallel dazu erfolgte eine umfassende Kontext- und Anforderungsanalyse: Hierfür arbeiteten die Projektbeteiligten mit anonymisierten Texten, haben Risiken sowie potenzielle Schadensszenarien systematisch bewertet und fachliche wie technische Anforderungen definiert.

Nächste Schritte waren die Beschaffung der notwendigen Infrastruktur und die Konkretisierung der technologischen Ausrichtung – unter anderem mit Blick auf die Frage, ob ein Finetuning des Sprachmodells erforderlich ist. Ein wichtiger Meilenstein war die Entwicklung des Prototyps: Die VBG-Beschäftigten konnten diesen umfassend mit Textbeispielen aus der Praxis testen. Anschließend erfolgte die Überführung in die Systemumgebung der VBG. Mit der technischen Implementierung einhergehend, starteten Schulungsmaßnahmen für alle VBG-Beschäftigten, um eine sichere und effektive Nutzung des Tools zu gewährleisten. Im Oktober 2025 war es dann so weit: Das Projektteam konnte den offiziellen Go-Live von VBG-KlarText bekanntgeben. Gleichzeitig startete eine Stabilisierungsphase mit dem Ziel, das Tool weiter zu erproben und zu optimieren.

Formulierungsvorschläge per Knopfdruck

Die Anwendung VBG-KlarText ist ein Add-In in Microsoft Word, sodass sich die Nutzung mühelos und medienbruchfrei in bestehende Arbeitsabläufe integrieren lässt. So können Beschäftigte die KI-Anwendung direkt aus dem Kernsystem der VBG nutzen, ohne ein weiteres Tool zu öffnen oder sich dort anzumelden.

Bei der Arbeit an einem Textdokument in Word können Nutzerinnen und Nutzer direkt in der Menüleiste in Word die Anwendung „VBG-KlarText“ anklicken. Sie werden aufgefordert, einen Textabschnitt zu markieren. Per Klick auf den Button „Text optimieren“ öffnet sich ein Fenster, das den Ausgangstext sowie einen von der KI optimierten Textvorschlag übersichtlich nebeneinander anzeigt. Nutzerinnen und Nutzer können den optimierten Textvorschlag nun sichten und bei Bedarf manuell anpassen. Per Klick auf den Button „Text übernehmen“ landet der optimierte Abschnitt direkt im Ausgangstext.

Diese niedrigschwellige, intuitive Nutzbarkeit stand während der gesamten Entwicklung der KI-Anwendung im Fokus. Nutzerinnen und Nutzer können die KI-Anwendung sowohl für die Überarbeitung von Formularen und Standardtexten als auch für die Optimierung von freien Schreiben nutzen. Wichtig: VBG-KlarText kann einzelne Textabschnitte optimieren. Die Struktur und ein empfängerinnen- und empfängerorientierter Aufbau eines Schreibens erfordern die konzeptionelle vorherige Erarbeitung durch den Menschen.

Der Maßstab für verständliche Texte

VBG-KlarText ist so programmiert, dass per Klick auf einen Button ein Vorschlag für einen verständlicheren Text generiert wird. Anders als bei anderen KI-Anwendungen ist somit kein Verfassen von Prompts durch die Anwendenden möglich, über die spezifische Änderungs- oder Optimierungsvorschläge formuliert werden können. Auf diese Option hat die VBG bei der Entwicklung der KI bewusst verzichtet. Zum einen, um die Anwendung in der Handhabung so einfach wie möglich zu machen; zum anderen, um eine möglichst einheitliche Textqualität zu gewährleisten. Vereinfacht gesagt, liegt somit im Quellcode von VBG-KlarText ein übergreifender Prompt, der die Vorschläge für verständliche Texte generiert. Doch auf welcher Basis ist ein solcher Prompt generiert? Wie hat die VBG festgelegt, was verständlich ist?

Eine wertvolle Grundlage hierfür war die Arbeitshilfe „VBG-Texte“, ein unabhängig von dem KI-Projekt bestehendes Regelwerk für alle VBG-Beschäftigten. „VBG-Texte“ gibt übergeordnete Empfehlungen für empfängerinnen- und empfängerorientiertes Schreiben sowie Hilfestellungen für einen lesefreundlichen Aufbau. Darüber hinaus bietet die Arbeitshilfe konkrete Formulierungstipps, zum Beispiel in Bezug auf die Satzlänge, Wortwahl oder Handlungsanweisungen. So empfiehlt sie beispielsweise den Verzicht auf den Nominalstil, Konjunktiv oder unnötige Füllwörter und rät zu kurzen Sätzen mit klaren Kernaussagen in Hauptsätzen und aktiven Formulierungen. All diese Aspekte sind in die Programmierung des Prompts für VBG-KlarText eingeflossen.

VBG-KlarText erhält Preis für gute Verwaltung

Einen Monat nach dem Go-Live konnten sich die Projektbeteiligten bereits über die erste Auszeichnung freuen: Im November 2025 wurde im Rahmen des Public Service Lab Days in Wiesbaden der Preis für gute Verwaltung an fünf Projekte vergeben. Er würdigt bürgerzentrierte und innovative Behördenarbeit mit echter Wirkung. Genau damit konnte die VBG punkten und gewann den Preis für die KI-basierte Anwendung für verständliche Behördensprache.

Und was sagen die Empfängerinnen und Empfänger? Ihre Perspektiven und Meinungen hat das Projektteam im Rahmen der Entwicklung erfasst. „Im ersten Moment erschien das Schreiben ungewohnt, weil man es so von einer Behörde gar nicht erwartet – aber es ist deutlich verständlicher“, meldet ein VBG-Mitgliedsunternehmer. „Die optimierte Version ist besser für alle, die sich nicht täglich mit Amtsjargon auseinandersetzen. Ich hätte nichts dagegen, wenn Schreiben grundsätzlich so formuliert werden“, so die Stimme eines VBG-Versicherten.