Eine Roadmap für nachhaltige Studierendenbefragungen

Wie lassen sich verhältnisorientierte Studierendenbefragungen eigenständig umsetzen? Das Projekt „Roadmap4StudiBiFra“ analysiert Herausforderungen und Erfolgsfaktoren bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung. Aus den Ergebnissen entsteht eine Roadmap, die Hochschulmitarbeitenden Orientierung und Unterstützung geben soll.

Psychische Belastungen von Studierenden sind seit Jahren gut dokumentiert.^{[1], [2]} Gleichzeitig gelten Hochschulen als relevante Settings der Prävention und Gesundheitsförderung.^[3] Sollen Studienbedingungen systematisch erfasst und verbessert werden, spielen Studierendenbefragungen eine zentrale Rolle. Dies gilt insbesondere im Kontext der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen an Studienplätzen, wie sie nach DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“ vorgesehen ist.^[4]

Während Instrumente zur Erhebung der Zufriedenheit mit gesundheitsrelevanten Studienbedingungen verfügbar sind, fehlt oft strukturiertes Prozesswissen darüber, wie Befragungen geplant, umgesetzt und institutionell verankert werden können, damit sie zur Studiengangs- und Organisationsentwicklung beitragen. Hier setzt das von der DGUV geförderte Projekt Roadmap4StudiBiFra an. Ziel ist die Entwicklung einer Roadmap, die Mitarbeitende an Hochschulen dabei unterstützen soll, verhältnisorientierte Studierendenbefragungen ohne externe Beratung (zum Beispiel durch Forschungsexpertinnen und -experten) durchzuführen. Es stellt sich die Frage, welche organisatorischen und prozessualen Faktoren darüber entscheiden, ob eine Befragung gelingt.

Erfahrungen aus 16 Hochschulbefragungen

Dem aktuellen Projekt Roadmap4StudiBiFra (FP 0490) ging das ebenfalls von der DGUV geförderte Projekt zum Bielefelder Fragebogen zu Studienbedingungen und psychischer Gesundheit (kurz: StudiBiFra; FP 0460) voraus, in dem Studierende an 13 Hochschulen befragt wurden. Auch nach Projektende konnten weitere Befragungen realisiert werden.

Oft ist das Ziel einer Befragung nicht definiert. Auch wenn Studierendenbefragungen mehrere Ziele vereinen können, erschweren unklare Vorstellungen die Priorisierung von Ergebnissen für die Umsetzung.

Im Projekt Roadmap4StudiBiFra wurden die Erkenntnisse aus den Befragungsprozessen aufgegriffen und vertieft: Es wurden 23 qualitative Interviews mit 28 Expertinnen und Experten (Hochschulmitarbeitende und Studierende, die in Befragungsprozesse eingebunden waren) aus 16 Hochschulen geführt. Zusätzlich wurde das im Projektteam gesammelte Know-how gebündelt und mit den Interview-Erkenntnissen zusammengeführt. Auf Grundlage der in den Interviews identifizierten Herausforderungen wurden drei Workshops mit beteiligten Hochschulmitarbeitenden durchgeführt. Ziel war es, praxisorientierte Lösungen und Bewältigungsstrategien entlang des Befragungsprozesses zu erarbeiten. Dabei hat es sich bewährt, den Prozess in die drei Schritte Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung zu unterteilen.

Aus den Analysen lassen sich folgende Erkenntnisse ableiten, die für die Entwicklung der Roadmap richtungsgebend sind:

1. Befragungen in bestehende Strukturen einbetten

Studierendenbefragungen werden oft als rein technische Aufgabe betrachtet: Fragebogen auswählen, Befragung durchführen, Ergebnisse auswerten. Die Praxis zeigt jedoch, dass ihr Erfolg maßgeblich von institutionellen Rahmenbedingungen abhängt. Zudem sind Befragungen kein Selbstzweck. Die Arbeit mit den Ergebnissen und die Ableitung von Maßnahmen sind oft mit großem Aufwand verbunden. Ein reibungsloser Ablauf erfordert klare Rollen und Zuständigkeiten. Verantwortliche sollten frühzeitig klären, wie Entscheidungswege organisiert sind, um relevante Akteurinnen und Akteure rechtzeitig einzubinden. Fehlt diese strukturelle Einbettung, werden Befragungen oft als eine Aneinanderreihung einmaliger Projekte behandelt oder verlieren nach der Erhebung an Antrieb.

• Eine Befragung sollte in bestehende Strukturen eingebettet werden und ein definiertes, mit relevanten Akteurinnen und Akteuren abgestimmtes Ziel sowie ein klares Mandat auf Leitungsebene haben.

2. Befragungen erfordern Methodenkompetenz und Organisationswissen

Die Beratungen zeigten, dass Verantwortlichen oft grundlegendes Organisationswissen über Zuständigkeiten, Entscheidungswege und Prozesse im Befragungskontext fehlte. Im Vorgängerprojekt wurde auch deutlich, dass ihnen die Interpretation der quantitativen Befragungsergebnisse häufig schwerfiel. Fragen wie „Wann ist ein Ergebnis als kritisch zu bewerten?“ oder „Wie interpretiere ich Benchmark-Werte?“ verdeutlichten Unsicherheiten, die wiederum die Ergebniskommunikation erschwerten.

• Eine Roadmap muss nicht nur Abläufe strukturieren, sondern auch Orientierungswissen bereitstellen, etwa in Form von Glossaren, FAQs und Entscheidungshilfen. Zusätzlich kann ein Kompetenzprofil dabei helfen, Anforderungen an Befragungsverantwortliche einzuschätzen.

3. Klare Ziele sind richtungsweisend

Oft ist das Ziel einer Befragung nicht von Anfang an definiert. Soll sie dem Aufbau eines studentischen Gesundheitsmanagements oder der Umsetzung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen dienen? Geht es darum, datengestützte Maßnahmen anzustoßen oder schlicht für das Thema zu sensibilisieren?

Auch wenn Studierendenbefragungen mehrere Ziele vereinen können, erschweren unklare Vorstellungen die Auswahl und Anpassung des geeigneten Befragungsinstruments ebenso wie die Priorisierung von Ergebnissen für die Umsetzung. Auch eine zielgerichtete Kommunikation gegenüber Hochschulakteurinnen und -akteuren (zum Beispiel Studierenden und Hochschulleitung) kann nur dann gelingen, wenn der Kurs von Anfang an gesetzt ist.

• Ohne Ziel stimmt jede Richtung: Eine feste Zieldefinition zu Beginn der Vorbereitung kann alle weiteren Prozessschritte erleichtern.

4. Verstetigung benötigt Ressourcen

Eine ausreichende personelle, finanzielle und zeitliche Ausstattung für die Durchführung von Studierendenbefragungen ist die beste Grundvoraussetzung für ihr Gelingen. Dies lässt sich in der Praxis jedoch nicht immer voraussetzen. Befragungen werden oft „on top“ zu bestehenden Aufgaben umgesetzt, Zuständigkeiten wechseln oder sind projektgebunden. Fehlen verlässliche Strukturen und zeitliche Kapazitäten, geraten Prozesse ins Stocken oder gewonnene Expertise geht bei Personalwechseln verloren. Gerade bei begrenzten Ressourcen braucht es zudem eine realistische Zeit- und Mittelplanung. Befragungsverantwortliche benötigen Unterstützung, um den Aufwand transparent zu machen, Prioritäten zu setzen und Engpässe frühzeitig zu berücksichtigen. Eine Dokumentation des Prozesswissens kann ebenfalls helfen, Anschlussfähigkeit zu sichern.

• Für eine gute Qualität des Befragungsprozesses müssen vorhandene Ressourcen bewusst und langfristig eingeplant werden.

5. Führung und Legitimation prägen den Prozessverlauf

Die Haltung der für die Befragung zuständigen Leitungsebene (zum Beispiel ein Prorektorat für Studium und Lehre) beeinflusst, ob eine Befragung institutionelle Priorität erhält. Führung kann Prozesse beschleunigen, Kommunikationskanäle öffnen und Ergebnisse legitimieren. Befragungen bewegen sich somit nicht im neutralen Raum, sondern sind Teil institutioneller Entscheidungs- und Aushandlungsprozesse.

• Frühzeitige Einbindung, transparente Kommunikation und Rückendeckung durch die entsprechende Leitungsebene erhöhen die Handlungsfähigkeit der Befragungsverantwortlichen im weiteren Verlauf.

6. Studierende als Dialoggruppe beteiligen

An vielen Hochschulen wurden Studierende als Mitgestaltende einbezogen. Besonders hilfreich war ihre Beteiligung bei der Anpassung des Befragungsinstruments, der Erarbeitung von Kommunikationsstrategien, der Diskussion von Ergebnispriorisierung und der Gestaltung partizipativer Prozesse zur Maßnahmenableitung. Gleichzeitig zeigten sich Grenzen: Zeitknappheit, geringe Präsenz auf dem Campus und begrenztes freiwilliges Engagement erschwerten eine kontinuierliche Mitwirkung.

• Partizipation wird durch passende Formate, realistische Zeitplanung sowie bewusste Entscheidungen bezüglich des Beteiligungsumfangs Studierender ermöglicht.

Von den Lessons Learned zur Roadmap

Die gewonnenen Erkenntnisse werden im Laufe des Jahres 2026 in eine praxisorientierte Roadmap überführt, die sich an den Phasen des Befragungsprozesses orientiert und Entscheidungspunkte markiert. Sie benennt typische Stolpersteine und bietet Orientierungshilfen mit realistischen Zeitplänen, Hilfen zur Einbindung relevanter Akteurinnen und Akteure und zur bestmöglichen Nutzung vorhandener Ressourcen. Verhältnisorientierte Befragungen sollen so als wiederkehrender Bestandteil einer systematischen Gefährdungsbeurteilung etabliert werden.

Ausblick

Studierendenbefragungen können einen wichtigen Beitrag zur Verbesserung gesundheitsrelevanter Studienbedingungen und damit zur Prävention gesundheitlicher Belastungen von Studierenden leisten. Wichtig ist, sie als langfristig gedachte Organisationsprozesse zu verstehen und institutionell zu verankern. Mit der Roadmap4StudiBiFra wird ein Tool entwickelt, das Hochschulen eine strukturierte und eigenständige Orientierung für die Durchführung dieser Befragungen bieten kann, ohne auf externe Unterstützung angewiesen zu sein.