Die papierlose Poliklinik in der Arbeitsmedizin

In der Arbeitsmedizin sind Telemedizin, sektorenübergreifende Versorgung und gesetzeskonforme Archivierung ohne Digitalisierung kaum umsetzbar. Die Poliklinik des IPA zeigt, wie auch komplexe Anforderungen im wissenschaftlich-medizinischen Umfeld digital umgesetzt werden können.

Dr. Ingolf Hosbach

Dr. Christian Eisenhawer

Dr. Simon Weidhaas

Key Facts

Die Poliklinik des IPA nutzt ein digitales Praxismanagementsystem mit interner digitaler Patientenakte
Dies ermöglicht eine vereinfachte interne Kommunikation sowie die ortsunabhängige Bearbeitung und Beurteilung von Vorsorgen und Krankheitsfällen
Ziel für die Zukunft ist die Einbindung in die Telematikinfrastruktur im Gesundheitswesen

Die Poliklinik ist ein zentraler Bereich des Kompetenz-Zentrums Medizin des Instituts für Prävention und Arbeitsmedizin der DGUV (IPA). Der Alltag in der Poliklinik untergliedert sich im Wesentlichen in die Felder Begutachtung im Rahmen von Berufskrankheitenfeststellungsverfahren, Überprüfungen von Berufskrankheiten-Folgezuständen, Betriebsmedizin und wissenschaftliche Studien. Hier finden arbeitsmedizinische Beratungen und Untersuchungen statt, für die vielseitige diagnostische Möglichkeiten und breit gefächerte, differenzierte Methoden zur Verfügung stehen. Häufig wird zudem interdisziplinär mit anderen Abteilungen des IPA zusammengearbeitet, beispielsweise wenn es um die Identifikation und Feststellung beruflich bedingter Allergien geht.

In der Vergangenheit wurden Patientenakten und zugehörige Schriftwechsel mit den Unfallversicherungsträgern in Form von Papierakten zusammengefasst und fristwahrend gelagert.

Vorteile digitaler Patientenakten in der Arbeitsmedizin

Die Digitalisierung patientenbezogener Daten bietet für die Arbeitsmedizin zahlreiche Vorteile:

Für die Untersuchungen liegen persönliche Daten bei apparativer Diagnostik ohne Schreibfehler oder Zahlendreher an den Geräten vor, zum Beispiel in Form von Arbeitslisten. Zeitverluste durch redundante Dateneingabe gehören der Vergangenheit an.
Erhobene Messwerte, Messprotokolle und Befundberichte können in die zentrale Software eingebunden werden.
Daten aus der Anamnese sowie der körperlichen Untersuchung können wahlweise als Fließtext oder strukturiert erfasst, gespeichert und vom autorisierten Personal – auch im Vertretungsfall – eingesehen und ergänzt werden.
Befunde können datenschutzkonform innerhalb des Systems mit berechtigten Personen geteilt und bearbeitet werden. Zudem ist eine Einbindung in Berichte und Gutachten möglich.
Informationen über unerwünschte Arzneimittelwirkungen, zum Beispiel nach Impfungen, liegen zentral vor und können bei wiederholten Impfungen auf mögliche Risiken hinweisen.
Das datenschutzkonforme Archivieren wird im Vergleich zu Papierakten deutlich einfacher. Die digitale Archivierung verursacht nur einen Bruchteil der früheren Kosten und benötigt keinen zusätzlichen Raum.
Der Bedarf an Druckern und Papier reduziert sich auf ein Minimum.

Einführung der digitalen Patientenakte im IPA

Grundsätzlich ist der Prozess der Digitalisierung einer eingespielten Praxis oder Poliklinik zunächst mit erheblichem Aufwand verbunden und bedarf einer sorgfältigen Vorbereitung. Zurzeit gibt es noch keine allumfassende kommerzielle oder Open-Source-Lösung „von der Stange”.

In der IPA-Poliklinik hat man daher auf eine Kombination aus kommerzieller und freier Software, pragmatischen Entscheidungen sowie Eigenprogrammierungen gesetzt.

Nahezu komplett papierfreier Workflow

Die Wahl fiel auf die Software eines deutschen Herstellers, der zum Zeitpunkt der Anschaffung als einziger über eine Zertifizierung des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI) verfügte.

Durch die kostenpflichtige Programmierung von Zusatzmodulen, den ergänzenden Einsatz freier und kommerzieller Software sowie durch Eigenprogrammierungen des IPA konnte ein maßgeschneiderter, nahezu papierfreier Workflow etabliert werden. Dieser hat sich seit inzwischen drei Jahren in der Praxis bewährt und wird kontinuierlich weiterentwickelt.

Der Ablauf eines Termins beginnt mit der Aufnahme der Patientinnen und Patienten. Dabei werden erste Parameter wie Größe und Gewicht erhoben. Diese Werte werden im System erfasst und bilden die Grundlage für die weiteren Messungen an den Medizingeräten sowie die Einordnung der Messergebnisse.

So wird beispielsweise aus Geschlecht, Körpergewicht und – größe die untere Grenze eines bestimmten Sauerstoffwertes automatisch errechnet, die für die Einordnung später durchgeführter Blutgasanalysen, auch im Rahmen von Belastungsuntersuchungen, wichtig ist.

Alle Stammdaten aus der Patientenaufnahme werden als QR-Codes auf einem Blatt Papier ausgedruckt. Dadurch können die benötigten Daten auch an Medizingeräten, die nicht in das System integriert werden können, per Scanner schnell und fehlerfrei eingelesen werden.

Eine weitere Besonderheit besteht in der Handhabung von Daten aus bildgebender Diagnostik: Digital vorliegende Röntgenaufnahmen von externen Stellen werden in das System eingelesen und gemeinsam mit den im weiteren Verlauf erstellten Ultraschall-Bildern und -Filmen sowie Bilddateien aus der HNO-Diagnostik und der Berufsdermatologie auf einem eigenen Server gespeichert. So können die radiologisch bereits befundeten Aufnahmen nicht mehr nur am eigenen zentralen Röntgenbefundterminal, sondern nach entsprechendem Log-in an jedem Arbeitsplatz eingesehen werden.

Die meisten Messdaten werden als PDF-Befundberichte in die interne Digitalakte eingebunden und liegen so direkt auch für das ärztliche Gespräch mit der Patientin oder dem Patienten vor.

Auch nach Abschluss der Untersuchungen in der Poliklinik wird der digitale Workflow fortgeführt: Alle Daten können vom ärztlichen Personal am Arbeitsplatz Ende-zu-Ende verschlüsselt eingesehen werden.

Die Abrechnung der Leistungen wird ebenfalls über die arbeitsmedizinische Software veranlasst. Die anschließende Archivierung sowie fristgerechte Löschung der Daten werden entsprechend den globalen beziehungsweise individuellen Anforderungen automatisch gesteuert.

Später Zugang der Arbeitsmedizin zur Telematikinfrastruktur

Die meisten arbeitsmedizinischen Praxen und Institute verfügen noch nicht über die sogenannte Telematikinfrastruktur, um an der „Kommunikation im Medizinwesen“ (KIM) teilnehmen zu können. Ein Speichern von arbeitsmedizinischen Daten auf der elektronischen Gesundheitskarte ist dadurch nicht möglich, da hierauf nur die von den jeweiligen Patientinnen und Patienten autorisierten Personen zugreifen können, die Teilnehmende der Telematikinfrastruktur sind. Eine Teilnahme arbeitsmedizinischer Einrichtungen ohne kassenärztliche Zulassung ist erst seit Kurzem formal möglich.

Fazit und Ausblick

Die Umstellung einer arbeitsmedizinischen Poliklinik auf digitale Prozesse ist ein komplexer und in der Praxis ambitionierter Prozess, der gerade im laufenden Betrieb nur mit großem persönlichen Engagement der beteiligten Stellen realisiert werden kann.

Für die Weiterentwicklung des digitalen Systems ist es zu begrüßen, dass die Nationale Agentur für Digitale Medizin (gematik) inzwischen auch arbeitsmedizinischen Einrichtungen den Zugang zur Telematikinfrastruktur ermöglicht hat. Somit kann der für die Digitalisierung nächste wichtige Schritt, die Poliklinik an die für die „Kommunikation im Medizinwesen“ (KIM) zentrale Telematikinfrastruktur anzubinden, geplant werden. Die daran anknüpfenden arbeitsmedizinischen Anwendungen befinden sich derzeit in der Entwicklung. Die Digitalisierung der Poliklinik wird kontinuierlich vorangetrieben. Die bisherigen Erfahrungen zeigen, dass die Vorteile die möglichen Nachteile deutlich überwiegen. Entsprechend möchten die Beschäftigten der Poliklinik das digitale Arbeiten nicht mehr missen.

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