Gesetzliche Unfallversicherung gestaltet Registermodernisierung aktiv mit

Die Kommunikation und die Dienstleistungen der gesetzlichen Unfallversicherung werden durch  digitale Technologien infrage gestellt.  Kundinnen und Kunden wünschen sich  digitale Verwaltungsangebote, um Warte- und Wegezeiten zu verkürzen, zeitlich unabhängig von Geschäftszeiten  zu sein und das wiederholte Beibringen von Nachweisen, die bereits an anderer  Stelle vorliegen, zu vermeiden. Eine erfolgreiche Modernisierung der Registerlandschaft ist die Basis für eine zukunftsfähige behördenübergreifende digitale  Verwaltung.

Erst modernisieren, dann digitalisieren. Damit der Sprung in die digitale Verwaltung gelingen kann, müssen die folgenden wesentlichen Voraussetzungen erfüllt sein:  

1. Informationen aus verschiedenen Datenquellen sind in eine gemeinsame einheitliche Datenstruktur  zusammenzuführen (Informationsintegration).
2. Eine registerübergreifende eindeutige Identifizierungsmöglichkeit für die zweifelsfreie Zuordnung zugehöriger Datensätze inklusive einer fachlichen und technischen Kompatibilität der kommunizierenden Register muss hergestellt werden.

Die Bundesregierung hat hierfür die Weichen gestellt mit der Verabschiedung verschiedener Gesetze:

• Das Unternehmensbasisdatenregistergesetz (UBRegG) regelt die Errichtung und Führung eines Registers über Unternehmensbasisdaten und die Einführung einer bundeseinheitlichen Wirtschaftsnummer für Unternehmen.
• Das Registermodernisierungsgesetz (RegMoG) regelt die Einführung und Verwendung einer Identifikationsnummer in der öffentlichen Verwaltung.

Das auf Bundesebene eingerichtete ressort- und ebenenübergreifende Projekt „Gesamtsteuerung Registermodernisierung“ sieht vor, die deutschen Register im Rahmen des Modernisierungsvorhabens bundesweit systematisch zu einer Registerlandschaft zusammenzuschließen. Unter Beachtung datenschutzrechtlicher Anforderungen sollen eindeutige Identifizierungsmöglichkeiten für Personen und Unternehmen geschaffen werden.

Zur Umsetzung des Once-Only-Prinzips ist die Vernetzung der Register unverzichtbar. Die mit einem Datenaustausch einhergehende Verbesserung der Qualität von Unternehmens- und Personendaten bietet öffentlichen Stellen zukünftig die Möglichkeit, im Bedarfsfall die betreffenden Basisdaten auf Inkonsistenzen zu prüfen und für ihre Verwaltungsdienste stets aktuelle Daten zu nutzen.

Verwaltungsleistungen für alle sollen flächendeckend und vollständig digital angeboten werden. Das beinhaltet eine automatische (Vor-)Befüllung von Online-Anträgen ebenso wie einen elektronischen Nachweisaustausch zwischen Einrichtungen und Verwaltungen. Sie können zur Erfüllung der ihnen obliegenden Aufgaben auf elektronischem Weg erforderliche Nachweise im Original beschaffen, sich auf deren Gültigkeit verlassen und mit Zustimmung der betreffenden Person die Daten teilen. Vorgesehen ist, dass jeder Abruf von Daten zur eigenen Person dokumentiert und den Antragstellenden leicht zugänglich und transparent gemacht wird.

Um einen Datenaustausch zwischen Behörden und Einrichtungen künftig so einfach wie nötig und so wirtschaftlich wie möglich zu gestalten, wurde als weiteres Ziel die Schaffung einheitlicher technischer und fachlicher Standards und Datenstrukturen als ein zentraler Bestandteil der Gesamtarchitektur einer modernen Registerlandschaft definiert.

Jede öffentliche Verwaltung ist verpflichtet, die Daten, die für ihre Aufgabenerfüllung notwendig sind, bei den Betroffenen selbst zu erheben. Dieser Grundsatz steht der Digitalisierung nicht entgegen. Auch mit der Vernetzung der Register erhalten angebundene Register und öffentliche Stellen keine Informationen über Daten anderer Register. Personen und Unternehmen, die einem Datenaustausch zustimmen, können dem Schutz ihrer Daten vertrauen. Entscheidend für eine zukünftig erfolgreiche Durchsetzung innovativer digitaler Anwendungen sind Klarheit und Transparenz, mit denen gegenüber Betroffenen zur Verwendung ihrer Daten kommuniziert wird.

Eine zentrale Rolle bei der Modernisierung der Register sollen das Basisregister für Unternehmen und das Identifikationsnummernregister für Personendaten einnehmen.

Das Basisregister für Unternehmen beim Statistischen Bundesamt (StBA) ist die übergeordnete Stelle, über die Unternehmensstammdaten zusammengeführt und die Datenqualität der angebundenen Register sowie die unternehmensbezogene Statistik verbessert werden sollen. Mit Aufnahme des Produktivbetriebs des Basisregisters, geplant für Ende 2024, soll die bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer als registerübergreifend eineindeutiger Identifikator für Unternehmen eingeführt werden.

Für ein registerübergreifendes Identitätsmanagement bei natürlichen Personen wird mit dem RegMoG die bereits seit 2007 vergebene Identifikationsnummer (Steuer-ID) eingeführt. Das Identifikationsnummernregister wird beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) geführt. Die Identifikationsnummer ist der Schlüssel für ein flächendeckendes Angebot digitaler Verwaltungsleistungen und einen elektronischen Nachweisaustausch zwischen den Behörden.

Die folgende Abbildung 3 fasst die Merkmale beider Register zusammen.

Die hinter dem Vorhaben stehende Kernidee, die bundesweite Vernetzung der Register, ist im Rahmen der Projekte Errichtung und Betrieb des ZUV und Einführung der einheitlichen Unternehmernummer in der gesetzlichen Unfallversicherung stetig im Blick behalten worden. Die Schritte I und II des Projekts Unternehmernummer haben zunächst den Grundstein dafür gelegt, dass die Unternehmensdaten der gesetzlichen Unfallversicherung zentral und in guter Qualität zur Verfügung stehen. Das Projekt Schritt III – „Weiterentwicklung des ZUV zum Quellregister“ – setzt diesen Weg fort.

Das ZUV bildet beim Aufbau des Basisregisters für Unternehmen neben den Registern der Landesjustizverwaltung und den Daten des BZSt als Quellregister die Datengrundlage. Neben den Quellregistern sollen weitere angebundene Register vom Datenaustausch profitieren. Der Prozessablauf sieht vor, die im ZUV erfassten Einträge an das Basisregister zu übermitteln. Die qualitätsgesicherten Daten können von den beteiligten Registern zur Aktualisierung ihrer vorhandenen Einträge genutzt werden. Auch über diesen Weg wird die gesetzliche Unfallversicherung künftig Informationen zu neu gegründeten Unternehmen erhalten.

Die gesetzliche Unfallversicherung hat mit dem Aufbau des ZUV, insbesondere mit der Zusammenführung und Konsolidierung der Bestände aus den Mitgliederdateisystemen der Unfallversicherungsträger, wertvolle Erfahrungen gesammelt. Auch in der Registermodernisierung müssen analog zum Aufbau des Zentralen Unternehmerverzeichnisses Verwaltungsprozesse angepasst und Daten zusammengeführt werden. Wichtige Handlungsfelder hierbei sind notwendige technische Angleichungen, Dubletten- und Konsistenzprüfungen, Qualitätssicherung sowie die Anpassung der Einträge. Zu den jetzt anstehenden Schritten ist die DGUV mit zu den Handlungsfeldern erworbenen Erkenntnissen eine anerkannte Dialogpartnerin im Rahmen der Registermodernisierung.

Schritt I: Einführung einer einheitlichen Unternehmernummer
Das Ziel, einen einheitlichen Ordnungsbegriff in der gesetzlichen Unfallversicherung zu schaffen und den Bestand der Unternehmensdaten zentral verfügbar zu haben, ist mit der Einführung der Unternehmensnummer erreicht. Die Unternehmensnummer ist 15-stellig und verbindet die Einträge der Unternehmer beziehungsweise der Unternehmerinnen mit ihren Unternehmen. Sie besteht aus der 12-stelligen Unternehmernummer und einem dreistelligen Unternehmenskennzeichen, siehe Abbildung 5.

Schritt II: Herstellung der Außenwirkung der einheitlichen Unternehmensnummer
Die Unternehmensnummer ist mit dem Jahreswechsel 2022 auf 2023 bei allen Unfallversicherungsträgern an die Stelle der bisherigen Mitgliedsnummer getreten. Der einheitliche Datenbestand im ZUV bildet zunächst die Basis für die Nutzung der Unternehmensnummer innerhalb der gesetzlichen Unfallversicherung. Ein wesentliches Qualitätsmerkmal ist dabei die lebenslange Gültigkeit der Unternehmensnummer, dies gilt auch bei Veränderungen der Zuständigkeit. Zunächst wird die neue Unternehmensnummer also im Kundenkontakt und im Rahmen der Arbeitsbeziehungen zwischen den Unfallversicherungsträgern untereinander genutzt. Mit dem Schritt der Harmonisierung der Mitgliederdateisysteme und der Schaffung einer zentralen Datenbank sind die Voraussetzungen hergestellt, um die Unternehmensdaten der gesetzlichen Unfallversicherung mit weiteren als Quellregister benannten führenden Unternehmensregistern zusammenzuführen sowie die Identifikationsnummer der natürlichen Personen im ZUV aufzunehmen. Im Zuge dieser Aktivitäten werden sich die Prozesse und Daten in den Mitgliederdateisystemen der Unfallversicherungsträger weiter angleichen.

Schritt III: Weiterentwicklung des ZUV zum Quellregister
Im aktuellen Schritt wird das ZUV für den Anschluss an das Basisregister für Unternehmen weiterentwickelt. Die Schnittstellendefinition und die Struktur der zu übermittelnden Daten werden mit der registerführenden Stelle abgestimmt und zur Umsetzung vorbereitet. Die notwendigen Anpassungen im ZUV und den kommunizierenden Mitgliederdateisystemen der Unfallversicherungsträger werden definiert und umgesetzt. Mit dem Anschluss an das Basisregister und der bis Ende 2025vorgesehenen Anbindung an das Identifikationsnummernregister tritt das ZUV praktisch erstmalig mit zwei externen registerführenden Stellen in Kontakt. Der Abruf der Identifikationsnummer (IDNr.) und weiterer Basisdaten verpflichtet das ZUV, die zu natürlichen Personen gespeicherten Daten, soweit sie den Attributen im Identifikationsnummernregister entsprechen, zu ersetzen und aktuell zu halten.

Die Produktivnahme der Prozesse wird es ermöglichen, die bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer der Unternehmen und die Identifikationsnummer für natürliche Personen in der Dublettenprüfung zu nutzen und so die Datenqualität in der gesetzlichen Unfallversicherung weiter zu steigern. Eine weitere Aufgabe in diesem Projektschritt wird es sein, darüber hinausgehende Handlungsfelder zur Nutzung der Identifier in den Verfahren mit Unternehmensbezug zu analysieren.

Im Zuge der Weiterentwicklung des ZUV werden die Betriebsnummern der Beschäftigungsbetriebe der Bundesagentur für Arbeit (BA) mit den Einträgen der Unternehmen verknüpft und im ZUV gespeichert. Die Zuordnung zwischen Unternehmensnummer und Betriebsnummer wird von den Unternehmen an die Bundesagentur für Arbeit gemeldet, an das ZUV übermittelt und zusammen mit weiteren erforderlichen Unternehmensdaten von hier an das Basisregister übertragen. Die Speicherung der Beschäftigungsbetriebe ist ein geeigneter Ausgangspunkt für die Erweiterung des ZUV um ein mögliches Betriebsstättenverzeichnis.

Die Registermodernisierung ist eine wichtige Voraussetzung für die erfolgreiche Umsetzung der Digitalisierungsstrategie der gesetzlichen Unfallversicherung. Eine erfolgreiche Registermodernisierung ermöglicht in Kombination mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) sichere, behördenübergreifende Onlinedienste, vereinfachte Antragsprozesse und kurze Bearbeitungszeiten. So werden alle Unfallversicherungsträger sowie deren Kundinnen und Kunden von der Registermodernisierung profitieren.

Die Zusammenführung der Register ermöglicht einen effizienten und sicheren zwischenbehördlichen Datenaustausch ohne manuelle Überprüfungen, verbunden mit positiven Effekten bezogen auf die Vollständigkeit und die Aktualität von Personen – und Unternehmensdaten bei den beteiligten Institutionen.

Das Ergebnis sind wirtschaftlichere Dienstleistungen sowie insgesamt eine höhere Verwaltungsleistung. Damit erfüllt die gesetzliche Unfallversicherung die gestiegenen Erwartungen der Unternehmen in einer digitalen Welt und ermöglicht es ihren eigenen Beschäftigten, dass die eigentlichen Aufgabenschwerpunkte wieder in den Vordergrund rücken. Dadurch werden die Tätigkeiten für die Mitarbeitenden hochwertiger und attraktiver – ein wichtiger Aspekt, um neue Talente zu gewinnen und zu halten.

Aktuell wird federführend durch die DGUV und unter Beteiligung der Arbeitsschutzverwaltungen der Länder sowie der Bundesagentur für Arbeit die mögliche Konzeption für ein Betriebsstättenverzeichnis entwickelt. Dazu hat die hierzu gegründete Arbeitsgruppe für die gemeinsame Orientierung eine Vision zum idealen Nutzen eines Betriebsstättenverzeichnisses für den Arbeitsschutz und dessen Zielgruppe entwickelt:

„Ein bundeseinheitliches Betriebsstättenverzeichnis versetzt Deutschland in die Lage, die begrenzten, für Prävention und Arbeitsschutz verfügbaren Ressourcen bestmöglich einzusetzen. Es ist eine notwendige Grundlage, damit alle an Prävention und Arbeitsschutz beteiligten Institutionen effektiv zusammenwirken können, wodurch der Nutzen der eingesetzten Mittel für die Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Deutschland maximiert wird.“

Die breite Beteiligung an der Konzeption und die von den beteiligten Institutionen eingebrachten Interessen machen deutlich, dass ein Betriebsstättenverzeichnis eine Lücke in der Registerlandschaft schließen kann. Die Konzeption des Betriebsstättenverzeichnisses ist so angelegt, dass sie sich in das Vorhaben der Registermodernisierung einordnet und an den hierzu verfolgten Zielen orientiert. Auch hierbei geht es um einen effizienteren und sichereren zwischenbehördlichen Datenaustausch und die Basis für eine institutionsübergreifende Koordination von Präventionsmaßnahmen/Besichtigungen. Kurz gesagt: einfache Verwaltungsleistungen, keine zusätzliche Bürokratie, verbunden mit einer Stärkung des dualen Arbeitsschutzsystems im Interesse einer sicheren Arbeitswelt.