Prozessautomatisierung – was, wie und wofür?

Prozessautomatisierung ist ein bedeutender Teil der Digitalisierung, die auch im öffentlichen Sektor eine große Rolle spielt. Dabei bezieht sich Prozessautomatisierung auf die Verwendung von Technologien, um manuelle und repetitive Aufgaben zu automatisieren. Dies umfasst beispielsweise die Automatisierung von Arbeitsabläufen, Datenverarbeitung, Kommunikation oder Entscheidungsprozessen. Die Hauptziele der Prozessautomatisierung bestehen darin, die Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren, die Qualität zu verbessern und Ressourcen freizusetzen, indem die vom Menschen durchgeführten Tätigkeiten durch maschinelle automatisierte Prozesse unterstützt oder ersetzt werden.

Die Bedeutung der Prozessautomatisierung liegt in ihrer Fähigkeit, Menschen dabei zu unterstützen, Betriebsabläufe zu optimieren und effektiver in ihrer Umsetzung zu gestalten. Beispielsweise ermöglicht die Automatisierung, Beschäftigte mit sich ständig wiederholenden Aufgaben zu entlasten, indem automatisierte Vorgänge diese übernehmen. Mit der gewonnenen Zeit können die Mitarbeitenden sich mit anderen, komplexeren oder kreativeren Aufgaben beschäftigen, die eine menschliche Expertise erfordern. Darüber hinaus ermöglicht die Prozessautomatisierung eine standardisierte und konsistente Durchführung von Verwaltungsvorgängen, was unter anderem zu einer Fehlerminimierung und verbesserten Kundenzufriedenheit führt.

Die Optimierung von Betriebsabläufen bedeutet mehr als nur das Automatisieren einzelner Aufgaben. Es geht darum, gesamte Prozessketten zu überdenken und relevante Anwendungsfälle und Prozesse von „Ende-zu-Ende“ denken. Dabei können verschiedene Technologien zum Einsatz kommen, wie in Abbildung 1 dargestellt. Je nach Anwendungsfall kann eine unterschiedliche Auswahl oder Kombination der Technologien erforderlich sein. Dabei sollten allerdings stets der Mehrwert und Nutzen der automatisierten Abläufe für den Menschen im Vordergrund stehen. Es ist also entscheidend, wie diese Technologien eingesetzt werden, um echten Nutzen zu erzeugen.

Die Einsatzmöglichkeiten von Prozessautomatisierung sind mittlerweile vielfältig. Dazu gehören zum Beispiel:

• Automatisierung von Unternehmensprozessen: beispielsweise Rechnungsstellung, Bestellabwicklung, Vertragsmanagement, Kundenbetreuung, Personalwesen, Datenverarbeitung
• Automatisierung in der IT-Infrastruktur: Verwaltung und Überwachung der IT-Infrastruktur, Systemüberwachung, Fehlerbehebung, Patch-Management, Konfigurationsverwaltung, Testmanagement
• Automatisierung des Kundenservices: Beantwortung von Kundenanfragen, Bereitstellung von Informationen
• Automatisierung im Finanzwesen: Verarbeitung von Rechnungen, Buchhaltung, Budgetierung, Finanzanalyse
• Roboter und automatisierte Maschinen in der Produktion und Fertigung: Montage, Qualitätskontrolle, Verpackung, Lagerverwaltung
• Logistik und Lieferketten: Bestandsverwaltung, Auftragsabwicklung, Sendungsverfolgung, Routenoptimierung
• Betrugsbekämpfung: Erkennung verdächtiger Aktivitäten und Muster, um frühzeitig gegen möglichen Missbrauch vorzugehen

Die Einführung von Prozessautomatisierung erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung. Dazu gehören unter anderem eine gründliche Analyse der bestehenden Prozesse, die Identifizierung geeigneter Aufgaben für die Automatisierung und die Auswahl der richtigen Technologien. Dabei müssen insbesondere Datenschutz- und Sicherheitsaspekte berücksichtigt werden, um die Integrität sensibler Daten zu gewährleisten. Schließlich spielt die Einbindung der Beschäftigten im Wandel von analogen Prozessen hin zu Automatisierung eine zentrale Rolle. Schulungen und Weiterbildungen ermöglichen, dass die Beschäftigten verstehen, wie die Automatisierung ihre Arbeit unterstützt und wie sie dadurch ihre Fähigkeiten und Ressourcen in anderen Bereichen gut einsetzen können. Vor diesem Hintergrund sind bei Automatisierungsvorhaben veränderungsbegleitende Maßnahmen (Change-Management) unabdingbar.

Die Vorteile der Prozessautomatisierung sind auch in der gesetzlichen Unfallversicherung erkannt worden. Vor dem Hintergrund des demografischen Wandels und der oben genannten Ziele und Bedeutung wurden bereits verschiedene Automatisierungsvorhaben initiiert. Zu den bereits realisierten oder in Umsetzung befindlichen Automatisierungsansätzen in der gesetzlichen Unfallversicherung zählen zum Beispiel:

• Automatisierung von Arbeitsprozessen in Lernmanagementsystemen
• Automatisierung von Rechnungszahlungsprozessen im Reha-Bereich
• automatisierte Softwareverteilung
• automatisches Anlegen eines neuen Versicherungsfalls im System eines Unfallversicherungsträgers

Um künftige Automatisierungsansätze bei allen Unfallversicherungsträgern gewinnbringend umzusetzen, ist der Austausch zwischen den Trägern von großer Bedeutung. Hierfür wurde im August 2022 eine Community für Prozessautomatisierung, die PA-Community, innerhalb der gesetzlichen Unfallversicherung ins Leben gerufen. Ihr Ziel ist es, ein gemeinsames Verständnis zur Umsetzung von Prozessautomatisierung zu schaffen, Synergien zu bündeln und bei vergleichbaren Vorhaben gemeinsame Lösungen zu entwickeln. Mitglieder der PA-Community sind interessierte Beschäftigte der Unfallversicherungsträger und der DGUV aus verschiedensten Fachabteilungen, darunter IT und Digitalisierung, Reha und Leistungen, Mitglieder und Beiträge, Personal oder Verwaltung.

In der PA-Community werden nicht nur Wissen, Erfahrungen und Einblicke in die Möglichkeiten der Prozessautomatisierung innerhalb und außerhalb der gesetzlichen Unfallversicherung geteilt. Es werden auch gemeinsam mögliche potenzielle Anwendungsfälle für Automatisierung beschrieben (Abbildung 2) sowie fachliche und technische Anforderungen für Leistungsbeschreibungen identifiziert.

Gleichzeitig werden Tools zur Umsetzung von Automatisierungsvorhaben entwickelt, die den Bedürfnissen der Unfallversicherungsträger entsprechen. Hierzu gehören beispielsweise Werkzeuge für Kosten-Nutzen-Analysen oder ein Lifecycle, der exemplarisch den gesamten Verlauf von Automatisierungsvorhaben – von der Idee über die Umsetzung bis hin zum Betrieb – in der UV-Welt strukturiert. Mitglieder der PA-Community haben darüber hinaus die Gelegenheit, praktische Erfahrungen zu sammeln, etwa durch den Bau eigener Bots oder durch die Auseinandersetzung mit anderen Technologien.

Ein Beispiel für die gegenseitige Unterstützung bei Umsetzungsvorhaben innerhalb der PA-Community ist die gemeinsame Beschaffung zu Beratungs- und Dienstleistungen rund um das Thema Prozessautomatisierung. Initiiert von der Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft (BG BAU), und federführend moderiert durch die DGUV, erarbeitete ein Arbeitskreis – bestehend aus IT- und Fachvertretungen anderer Unfallversicherungsträger und der DGUV – die Leistungsbeschreibung und Vergabeunterlagen für diese Beschaffung. Die beteiligten Unfallversicherungsträger haben die Möglichkeit, im Rahmen dieser Beschaffung diverse Beratungs- und Dienstleistungen in Anspruch zu nehmen. Dazu zählen die strategische und operative Konzeption zur Umsetzung von Automatisierungsvorhaben, die Analyse, Spezifikation, Implementierung, Testung und der Betrieb von Anwendungsfällen sowie die Beratung bezüglich potenzieller Technologien und zum Change-Management.

Im Sinne des Prinzips „Einer für Alle“ (EfA-Prinzip) ermöglichen die PA-Community und der Arbeitskreis zur gemeinsamen Beschaffung für Automatisierungsvorhaben eine gegenseitige Unterstützung sowie das Vorantreiben gemeinsamer ressourcenschonender Entwicklungen und Leistungen in der gesetzlichen Unfallversicherung. Hauptziel aller Automatisierungsvorhaben ist und bleibt, den Mitgliedsunternehmen, -einrichtungen und Versicherten schnellere und effizientere digitale Dienstleistungen anzubieten. Die Prozessautomatisierung ist somit eine zukunftsorientierte Investition in die Qualität und Effizienz von Dienstleistungen. Dabei steht der Mensch stets im Mittelpunkt. Er soll von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren – sowohl innerhalb der Unfallversicherung als Mitarbeiter oder Mitarbeiterin wie auch außerhalb als versicherte Person.