KI und Veranstaltungen – bisherige Erfahrungen bei DGUV Congress

Generative KI erstellt neue Inhalte auf der Grundlage von bereits bestehenden und gesammelten Daten. KI-Chatbots können so als Unterstützung bei der Planung und Konzeption für Veranstaltungen herangezogen werden. Die Ergebnisse dienen dabei als erster Impuls in der Konzeptionsphase. Darüber hinaus können mithilfe von KI zeitintensive Routineaufgaben effektiver erledigt werden. Bei den folgenden im Veranstaltungskontext regelmäßig zu erledigenden Aufgaben unterstützen KI-Chatbots bei DGUV Congress bereits:

• als Sparringspartner bei der Themenfindung und Konzeption von Veranstaltungen (zum Beispiel Programmplan, Methodenauswahl)
• bei der Recherche nach potenziellen Keynote-Rednerinnen und -Rednern
• beim Verfassen von Vermerken und Begründungen
• bei der Optimierung von Moderationstexten
• bei der Erstellung von E-Mail-Vorlagen an Teilnehmende
• beim Erstellen von visuellen Inhalten für Veranstaltungen (Keyvisual, Plakate, Coverbild)

Auch in der Durchführung von Veranstaltungen greift DGUV Congress bereits auf KI-Tools zurück, um kreative Elemente für Veranstaltungen zu gestalten. Beispielhaft, aber nicht vollständig sind folgende Anwendungsfälle beschrieben:

1. Gemeinsam kreierter Abschlusssong mit KI (IAG-Trainertage, 4. bis 5. Juni 2024, Thema: Generative KI in der Weiterbildung: Mehr als Chatten mit Köpfchen?)

Mittels einer generativen Musik-KI wurde bei den IAG-Trainertagen 2024 ein Song komponiert, der sich aus spontanen Reaktionen der Gäste zusammensetzte. Wie beim Improvisationstheater wurden von den Teilnehmenden spontan Begriffe aus der Veranstaltung genannt, etwa „berufliche Bildung“, „Bias“ oder „Gummistiefel“, und in den Musikgenerator eingegeben. Weiterhin wurden Musikstil und Interpret oder Interpretin ausgewählt und nach ein paar Sekunden tanzte der Saal zu dem frisch kreierten Song „Die Sifa spricht nichts, weil jeder sicher ist“.

Solche kreativen Programmteile stärken auf niederschwellige, humorvolle Weise das Gemeinschaftsgefühl der Veranstaltungsgäste. Dieser Effekt wurde auch positiv bei der anschließenden Evaluation vermerkt.

2. KI-Avatar als Keynote und kreativer Dialogpartner (Die Zukunft der Arbeit, 5. bis 6. November 2024, Thema: Trends erkennen – Prävention vorausschauend gestalten)

Veranstaltungen beginnen oft mit Keynotes von namhaften Rednerinnen und Rednern, deren Expertise und Bekanntheitsgrad für Aufmerksamkeit sorgen. Die Auswahl dieser Speaker und Speakerinnen ist oft aufwendig und kostspielig. Bei der IAG-Veranstaltung „Die Zukunft der Arbeit“ zum Thema Trendforschung wurde stattdessen ein mit KI-Unterstützung erstellter Text von einem Avatar mit variierender, männlicher und weiblicher Stimme und Erscheinungsbild präsentiert, was sowohl thematisch passend als auch kostengünstig war.

KI-Avatare können eine natürliche Person ersetzen, indem sie sowohl im Aussehen als auch in der Stimme dem Original ähneln. In Verbindung mit generativer KI ermöglichen sie kreative Dialoge und bieten zahlreiche Einsatzmöglichkeiten bei Veranstaltungen, Seminaren oder als Q&A-Chatbot. Sie können die menschliche Kommunikation auf kreative Weise ergänzen, ohne diese zu ersetzen.

3. Coverbild für eine Online-Präsentation (Digital-Dialog DGUV Congress, 13. August 2024, Thema: KI und Events)

Für das kurzweilige Online-Format Digital-Dialog DGUV Congress wurde für eine Session zum Thema „KI und Events“ eine ansprechende Illustration gesucht. Ein Coverbild sollte die Online-Teilnehmenden bereits vor Beginn der Moderation auf das Thema einstimmen.

Hierfür wurde ein KI-Chatbot für die zeitsparende Erstellung von visuellen Inhalten genutzt. Nach der ersten, relativ allgemein gehaltenen Prompt-Eingabe generierte die Technik ein männlich dominiertes Bild einer Veranstaltungsszene auf einer Bühne mit Publikum. Nach mehreren Anpassungen der Anweisung entstand schließlich eine Szene mit einer männlichen und einer weiblichen Moderation auf der Bühne. Dies verdeutlicht nochmals, das KI-generierte Inhalte keinesfalls ungeprüft und unkommentiert weiter genutzt werden sollten. Eine KI kann nur so gut sein wie die Daten, mit denen sie arbeitet.

Der Einsatz von generativer KI bei Veranstaltungen birgt sowohl Potenziale als auch Herausforderungen. Eine zentrale Kompetenz im Umgang mit KI ist das Prompten – also die präzise Formulierung und Eingabe von Anweisungen, um gewünschte Ergebnisse zu erzielen. Dies ist ein iterativer Prozess, bei dem der Prompt mitunter mehrmals angepasst und damit ein Dialog mit dem KI-Chatbot geführt wird. Das Halluzinieren der KI, bei dem fehlerhafte Inhalte als Tatsache generiert werden, stellt ein weiteres Risiko dar. KI-generierte Inhalte müssen deshalb mit prüfendem Blick betrachtet werden, um Falschinformationen zu vermeiden. KI ist kein Ersatz für Expertise.

Unsicherheiten in der Anwendung von KI resultieren außerdem aus (noch) fehlenden verbindlichen Nutzungsrichtlinien. Zudem sind datenschutzrechtliche Fragestellungen, insbesondere im Hinblick auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), von Bedeutung. Personenbezogene, sensible und vertrauliche Daten sollten niemals mit einem öffentlich zugänglichen KI-Tool geteilt werden. Hier wären geschlossene KI-Systeme eine Option.

Ideen für die Optimierung von Veranstaltungen mittels KI-Technologie gibt es viele: KI könnte beispielsweise dabei unterstützen, maßgeschneiderte Veranstaltungen auf Basis von Teilnehmenden-Befragungen zu erstellen. Aus der Analyse der Evaluationsergebnisse könnten individuell angepasste Programme, Catering-Optionen oder Abendveranstaltungen entwickelt werden.

Ein weiteres Potenzial liegt in der Analyse von sogenanntem „No Show“-Verhalten – also dem Nicht-Erscheinen von angemeldeten Veranstaltungsgästen. Eine bessere Ressourcenplanung wäre hier das Ziel, unter anderem für eine fristgerechte Rückmeldung an den Caterer oder andere Dienstleister.

Schließlich könnte KI auch die Gästebetreuung optimieren, indem verschiedene Buchungssysteme miteinander verknüpft werden und eine Datenanalyse der Teilnehmenden (zum Beispiel Anmeldungen, Hotelreservierungen, Anreise, Catering) erfolgt. Dies würde eine noch individuellere Gästebetreuung und effizientere Koordination ermöglichen, von der Anmeldung bis hin zur Anpassung von Services.

Insgesamt bietet KI die Chance, Veranstaltungen in der Zukunft noch zielgerichteter und effizienter zu gestalten, sofern die Rahmenbedingungen und datenschutzrechtlichen Herausforderungen gemeistert werden.