DGUV Vorschrift 2 – Betreuung für Kleinbetriebe mit dem KPZ-Portal der VBG

In kleinen Unternehmen muss sich die Firmenleitung oft um Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit kümmern. Das Personal ist in diesen Unternehmen ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Das Kompetenzzentren-Portal der Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) bietet online Unterstützung, um die Gesundheit und Leistungsfähigkeit der Beschäftigten langfristig zu erhalten.

Ausgangssituation bei kleinen Unternehmen

Die Erhaltung und Förderung von Gesundheit und Leistungsfähigkeit orientieren sich oft mehr an den konkreten Bedürfnissen der Beschäftigten als an formalen Vorgaben. Allerdings müssen auch rechtliche Vorgaben zum Beispiel aus dem Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) und der DGUV Vorschrift 2 „Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit“[1] erfüllt werden. Die insbesondere in den Anlagen 1, 3 und 4 der Vorschrift benannten Betreuungsformen erleichtern die Organisation und Umsetzung des Arbeitsschutzes in kleineren Unternehmen. Da für Arbeitsschutz-Dienstleister die Betreuung kleinerer Unternehmen oft nicht wirtschaftlich ist, gelingt es besonders in ländlichen Regionen nur schwer, Betriebsärztinnen, Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit zu gewinnen.

Alternative Betreuungsmodelle können von den Unternehmerinnen und Unternehmern gewählt werden, wenn sie an einer Informations- und Motivationsmaßnahme teilnehmen. Diese von der DGUV Vorschrift 2 in der alternativen Betreuung geforderten Maßnahmen sind zeitlich bedingt nur schwer zu erfüllen und je nach Unfallversicherungsträger mit terminierter Präsenz und Reisetätigkeit verbunden.

Onlinetool und kostenfreie Hotline

Hier bietet die Betreuung des Kompetenzzentren-Portals (KPZ) der VBG eine moderne und unkomplizierte Hilfe. Information und Motivation erfolgen über www.kpz-portal.vbg.de. Das Wissen kann selbstständig online über branchen- und themenspezifische Lernmodule erworben werden. Zeit, Ort und Reihenfolge der Bearbeitung legen die Unternehmerin oder der Unternehmer selbst fest. Genutzt werden können neben dem PC auch mobile Endgeräte wie Laptop oder Tablet. Gerät die Bearbeitung auf dem Portal betriebsbedingt einmal in Vergessenheit, wird das Unternehmen per E-Mail oder Telefon an die Bearbeitung erinnert und zur Fortsetzung motiviert.

Nach dem Selbstlernen wird auf das eigene Unternehmen bezogen online ein PRAXIS-CHECK durchgeführt und damit die notwendige Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung erstellt. Die erfassten Daten dienen ausschließlich zur Erstellung der unternehmensspezifischen Gefährdungsbeurteilung, die jederzeit angepasst und als PDF ausgedruckt werden kann. Die eingegebenen Daten im PRAXIS-CHECK sind für den Zugriff durch Dritte gesperrt. Nur Mitarbeitende der IT-Administration der VBG können auf Daten zugreifen, soweit der Zugriff zur Betreuung der technischen Komponenten oder bei einer Fehlermeldung zur Behebung dieses Fehlers erforderlich sein sollte. Mit dem Ausdruck einer Urkunde erfüllen die Unternehmen nachweislich die Voraussetzungen der betriebsärztlichen und sicherheitstechnischen Betreuung gemäß § 2 Abs. 4 der DGUV Vorschrift 2. Ihnen steht dann die kostenfreie bedarfsorientierte Betreuung über die KPZ-Hotline (Callcenter) zur Verfügung.

Bei Fragen zu Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit, die von den Unternehmen selbst nicht beantwortet werden können, helfen die Betriebsärztinnen, Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit der KPZ-Hotline kompetent und schnell weiter. Die Hotline ist von Montag bis Freitag von 8:00 bis 18:00 Uhr zu erreichen, bundeseinheitliche Feiertage sind davon ausgenommen. Die Fragen können am Telefon oder per Kontaktformular innerhalb der Servicezeiten gestellt werden. Die eingehenden Anrufe werden mindestens zu 80 Prozent innerhalb von 60 Sekunden persönlich angenommen. Ist eine persönliche Anrufannahme innerhalb oder auch außerhalb der Servicezeit nicht möglich, können die Anrufenden ihre Fragen auf eine Mailbox sprechen. Bei einer Bitte um Rückruf melden sich die Mitarbeitenden der KPZ-Hotline spätestens nach 30 Minuten innerhalb der Servicezeit zurück. Falls die Rückrufbitte am Ende der Servicezeit erfolgt, wird zu Beginn der Servicezeit des nächsten Tages zurückgerufen.

KPZ-Logo | © VBG
©VBG

Aufforderung zur Fortbildung

In manchen Fällen ist trotz Selbstlernens und telefonischer Beratung Unterstützung vor Ort erforderlich. Dies ist insbesondere der Fall, wenn ein besonderer Anlass nach Anlage 4 der DGUV Vorschrift 2 (anlassbezogene Betreuung) gegeben ist. In diesen Fällen können die Unternehmen die erforderliche fachliche Beratung selbst organisieren oder die KPZ-Hotline kann auf Wunsch den Kontakt zum KPZ-Fachteam herstellen. Das KPZ-Fachteam unterstützt bei der Suche nach einer Betriebsärztin, einem Betriebsarzt oder einer Fachkraft für Arbeitssicherheit für einen Vor-Ort-Termin. Nur in diesem Fall müssen die anfallenden Kosten vom Unternehmen getragen werden.

Um den erworbenen Kenntnisstand zu Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit zu erhalten und zu erweitern, werden die Unternehmen vom Kompetenzzentrum regelmäßig aufgefordert, an einer Fortbildung teilzunehmen. Der Fortbildungsbedarf orientiert sich an den grundsätzlichen Neuerungen im Arbeitsschutz und den jeweiligen betrieblichen Erfordernissen. Spätestens nach Ablauf von fünf Jahren werden die Unternehmen im KPZ-Portal aufgefordert, die Fortbildung zu bestätigen. Die Fortbildung kann online über Lernmodule im KPZ-Portal absolviert werden. Durch eine Teilnahme an anderen Qualifizierungsmaßnahmen können Unternehmerinnen und Unternehmer ebenfalls dieser Verpflichtung nachkommen. Der Nachweis der Teilnahme ist auf Nachfrage vorzulegen. Kann die Fortbildung nicht bestätigt werden, wird das Profil im KPZ-Portal gelöscht. Eine Neuanmeldung ist jederzeit möglich.

Weiterentwicklung der KPZ-Betreuung

Die KPZ-Betreuung gemäß DGUV Vorschrift 2 kann nur von Unternehmen mit zehn oder weniger Beschäftigten gewählt werden. Alle Unternehmen mit mehr Beschäftigten können alternativ zur Regelbetreuung nur noch das Unternehmermodell nach Anlage 3 wählen. Dies wird bei der VBG und bei anderen Unfallversicherungsträgern mittels Präsenzseminar oder als Kombination von Präsenzseminar und papiergebundenem Fernlehrgang durchgeführt. Das bringt in der Regel für die Unternehmen Terminzwänge und Reisetätigkeit mit sich.

Deshalb entwickelt die VBG seit Anfang des Jahres 2022 ein digitales Unternehmermodell. Hierbei sollen die positiven Erfahrungen aus der KPZ-Betreuung einfließen. Die in der Vorschrift geforderten Informations- und Motivationsmaßnahmen werden über ein themen- und branchenspezifisches Online-Lernen vermittelt. Das bietet für die Unternehmen die größtmögliche Flexibilität bei der Umsetzung. Nach Abschluss des Online-Lernens soll eine kostenfreie Hotline für alltägliche Fragen zum Arbeitsschutz zur Verfügung stehen.

Für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit ist als zentrales Instrument eine Gefährdungsbeurteilung erforderlich. Die Durchführung der Gefährdungsbeurteilung ist Voraussetzung für die kostenfreie Nutzung der Hotline. Die Dokumentation wird im Rahmen einer Lernerfolgskontrolle durchgeführt, die den Transfer der Information und Motivation aus dem Selbstlernen in die betriebsspezifische Praxis darstellt. Dazu wird im erforderlichen Präsenzseminar die Anwendung von PRAXIS-CHECK und GEDOKU für kleine Unternehmen vermittelt und die konkrete Durchführung für das Unternehmen eingeübt. Die Software GEDOKU[2] ist ein Instrument der VBG, das Unternehmerinnen und Unternehmer bei der Erstellung und Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung unterstützt. Der PRAXIS-CHECK darf dabei nur von Unternehmen mit zehn oder weniger Beschäftigten genutzt werden. Alle übrigen Unternehmen müssen im Rahmen des digitalen Unternehmermodells mit GEDOKU arbeiten. Alle Unterlagen verbleiben beim Unternehmen und können auf Nachfrage, zum Beispiel von Behörden, vorgelegt werden.

Die notwendigen Fortbildungen sollen der Unternehmerin und dem Unternehmer online auf dem Portal sowie durch Teilnahme an den kostenfreien Seminaren der VBG ermöglicht werden. Eine E-Mail-Erinnerung an die Bearbeitung der Lernmodule oder die noch ausstehende Fortbildung erfolgt durch das Online-Portal. Bezüglich des Umgangs mit den unternehmensbezogenen Daten wird wie in der KPZ-Betreuung verfahren. So besteht für Unternehmen, je nachdem, ob sie wachsen oder sich verkleinern, die Möglichkeit, zwischen den beiden Betreuungsmodellen zu wechseln, ohne sich mit einer neuen Art und Weise der Durchführung auseinandersetzen zu müssen.

Fazit

Mit der KPZ-Betreuung verfügt die VBG über ein rechtskonformes, für kleine Unternehmen praktikables Angebot und bereits bewährtes Anreizsystem, um den Arbeitsschutzanforderungen gerecht zu werden. Die nach DGUV Vorschrift 2 erforderlichen Maßnahmen können weitestgehend online und zeitlich flexibel umgesetzt werden. Die Hotline versorgt die Unternehmen zeitnah mit Antworten auf die alltäglichen Fragen zu Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit. Als Bonus navigiert die KPZ-Betreuung die Unternehmen auch zur Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung. Damit bündelt sie alle wesentlichen von den Behörden geforderten Dokumente zum Arbeitsschutz zentral an einem Ort.

Mit der Erweiterung um das digitale Unternehmermodell entsteht bei der VBG ein einheitliches, modernes und flexibles Instrument für die Betreuung der Kleinbetriebe mit bis zu 50 Beschäftigten.